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VERA bei der Sparkasse Köln-Bonn

VERA im Non-SAP-Umfeld bei der Sparkasse Köln-Bonn

Ausgangslage
Die DV-Systeme der Finanzinstitute bieten kaum eine Möglichkeit zur Erfassung der Vorsteuer, so dass die Zuordnung des Vorsteuerabzugs häufig nur manuell stattfinden kann. Speziell die Buchhaltungssysteme von Sparkassen bieten keine DV-technische Unterstützung zur Lösung dieses Problems an. Denn herkömmliche Finanzbuchhaltungen lassen die Behandlung der Vorsteuern mit verschiedenen Abzugssätzen nicht zu.
Der Erfolg von VERA bei einer Großsparkasse im Rahmen der Einführung von SAP® R/3® veranlasste die Sparkasse Köln-Bonn, die Vorsteuerproblematik in ihrem Haus auf eine ähnliche Art und Weise zu lösen, da der Vorsteuerabzug in der Vergangenheit nur in Einzelfällen und mit hohem personellen Aufwand vorgenommen werden konnte und somit deutliches Potenzial für eine Optimierung bestand. Jedoch waren die Voraussetzungen für den direkten Einsatz von VERA nicht gegeben, da die Sparkasse Köln-Bonn ihr Rechnungswesen nicht mit SAP® abbildet. Bei der Erfassung der Eingangsrechnungen im DV-System der Sparkasse Köln-Bonn gab es keine Möglichkeit, die auf den Rechnungen ausgewiesenen Steuersätze zu erfassen, so dass jede Rechnung nur brutto eingebucht werden konnte.

Der Ansatz
In Zusammenarbeit mit der IKOR Products wurde ein Konzept entwickelt, VERA zu nutzen, ohne jedoch die Voraussetzungen eines SAP-Systems zur Verfügung zu haben. Bedingung für den Einsatz von VERA sind die Erfassung der Eingangsrechnungen mit dem Bruttobetrag und dem ausgewiesenen Steuersatz sowie die Abbildung der Sachkosten in einer Kostenrechnung mit Kostenarten und Kostenstellen bzw. Kostenträgern.

Eigenentwickelte Kostenrechnung
Um diese Voraussetzungen zu erfüllen, musste in der Erfassungsmaske der Sparkasse zum Einbuchen von Eingangsrechnungen ein Feld zur Eingabe der Steuerschlüssel ergänzt werden. Dieses konnte problemlos realisiert werden. Da bereits eine eigenentwickelte Kostenrechnung genutzt wurde, waren somit alle Grundvoraussetzungen für den Einsatz von VERA erfüllt. Um VERA nicht komplett neu entwickeln zu müssen, wurde entschieden, VERA in einer SAP-Laufzeitumgebung zu belassen. So wurde bei der Sparkasse Köln-Bonn ein leeres SAP-System (ohne ERP-Funktionalität)
eingerichtet und in die bestehende Systemlandschaft integriert. VERA nutzt dieses System als reine Laufzeitumgebung, ohne die betriebswirtschaftlichen Komponenten des SAP R/3 zu verwenden.
Nicht zuletzt ist dieses eine äußerst kostengünstige Lösung, da ein kleiner handelsüblicher Server und eine Datenbank, für die keine Lizenzgebühren anfallen, genutzt werden können.

Keine fehlerhaften oder doppelte Belege
Die Bedienung von VERA in seiner neuen Umgebung wurde nicht verändert, nur das Buchen der von VERA ermittelten Korrekturen konnte nicht integriert durchgeführt werden. Die errechneten Buchungssätze werden über ein Schnittstellenprogramm an das Buchhaltungssystem geliefert und dort gebucht.
Für die Kostenrechnung werden von VERA Auswertungen in definierter Form zur Verfügung gestellt, um die Vorsteuerentlastung auch an die einzelnen Kostenstellen weiterreichen zu können. Damit wird das Interesse der Kostenstellenverantwortlichen geweckt, deren Mitarbeit unumgänglich ist bei der Errechnung einzelner Vorsteuerabzugssätze für Kostenstellen. Für die Kostenstellen, bei denen dieses Verfahren gar nicht oder nur mit sehr großem Aufwand durchzuführen ist, kommt der so genannte Margenschlüssel zum Einsatz.
Der Projekterfolg stellte sich sofort im ersten Jahr der Nutzung von VERA ein. Der Vorsteuerabzug für das Jahr 2003 übertraf noch die im Vorfeld errechneten optimistischen Prognosen.
Daneben ergeben sich bei Anwendung dieses Systems zwangsläufig zwei weitere Vorteile:
1. Zum Vorsteuerabzug wird nicht mehr die Hilfe anderer Abteilungen benötigt, sondern das Umsatzsteuer-Know-how kann in der Steuerabteilung gebündelt werden. Die manuelle Bearbeitung wurde auf ein Minimum reduziert, da aufwendige Recherchen von Einzelfällen entfallen. Die Kontierung der Eingangsrechnungen erfolgt vom Blatt. Eine umsatzsteuerliche Schulung von buchenden Mitarbeitern reduziert sich auf einfachste Fälle.
2. Alle bearbeiteten Geschäftsvorfälle werden in einer Datenbank dokumentiert. Dabei sind die auslösenden Parameter (Ursprungsbeleg, Kostenstelle, Abzugssätze etc.) ebenso verzeichnet wie der Korrekturbeleg, mit dem die Sparkasse eine Vorsteuervereinnahmung durchführt. Durch die Verknüfung aller Daten sind Zusammenhänge bei einer Betriebsprüfung leicht nachzuweisen.
Der Aufwand in der Steuerabteilung ist minimal. Einmal im Monat startet die Steuerabteilung VERA, und die Ergebnisse werden über die Umsatzsteuervoranmeldung an die Finanzverwaltung weitergegeben. Korrekturbuchungen werden automatisch an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet und maschinell gebucht. Für die dezentral buchenden Mitarbeiter hat sich keine große Änderung ergeben, einzig und allein der Steuerschlüssel ist bei der Erfassung als neues Pflichtfeld einzugeben.